E-Mail-Sicherheit & Archivierung
E-Mail ist Ihr wichtigstes Kommunikationsmedium – und zugleich der häufigste Angriffsweg ins Unternehmen.
E-Mail ist der Kanal, über den die meisten Angriffe beginnen – und gleichzeitig der Ort, an dem Ihre Geschäftskorrespondenz liegt: Angebote, Aufträge, Reklamationen, Rechnungen. Wir kümmern uns um beides: den Schutz des Posteingangs und die gesetzlich vorgeschriebene nachweisbare Aufbewahrung.
Hornetsecurity – Rundumschutz für Microsoft 365
Für Unternehmen mit Microsoft 365 ist Hornetsecurity unsere Standardempfehlung. Die Cloud-Dienste bündeln Spam- und Malware-Schutz, Advanced Threat Protection, rechtskonforme Archivierung, Backup der gesamten Microsoft-365-Umgebung, zentrale E-Mail-Signaturen und Awareness-Schulungen in einer Lösung.
Wir nutzen den vollständigen Funktionsumfang seit Jahren selbst. Deshalb können wir aus Erfahrung sagen, welche Bausteine im Alltag echten Nutzen bringen.
Microsoft-365-Backup mitdenken
Besonders oft unterschätzt wird das Backup. Hier sind wir deutlich: Microsoft sorgt für die Verfügbarkeit seiner Dienste, schützt Ihre Daten aber nicht zuverlässig vor versehentlichem Löschen oder Verschlüsselung. Wer Microsoft 365 ohne eigenes Backup betreibt, lässt eine wichtige Lücke offen.
Security Awareness Service – Schulung, die von allein läuft
Die beste Technik hilft wenig, wenn jemand den Anhang trotzdem öffnet. Die meisten erfolgreichen Angriffe beginnen nicht mit einer technischen Schwachstelle, sondern mit einer überzeugend formulierten E-Mail.
Ihre Mitarbeitenden erhalten in unregelmäßigen Abständen realistische Phishing-Simulationen. Wer darauf hereinfällt, wird nicht bloßgestellt, sondern bekommt direkt eine kurze Schulung zu genau dieser Angriffsart. Wer die Simulation erkennt, erhält schrittweise anspruchsvollere Szenarien.
Der Service läuft vollautomatisch und ohne organisatorischen Aufwand für Sie. Statt eines Schulungstags mit Betriebsunterbrechung erhalten Ihre Mitarbeitenden kurze Lerneinheiten genau dann, wenn sie am wirksamsten sind – unmittelbar nach der Simulation.
Der Fortschritt ist messbar: Ein Sicherheitsindex zeigt, wie sich das Sicherheitsbewusstsein im Unternehmen entwickelt. Für die Geschäftsführung entsteht damit ein belastbarer Nachweis – und für Cyber-Versicherer oder Auditoren wird genau das zunehmend relevant.
E-Mail-Signierung und Verschlüsselung mit S/MIME
Nicht jede E-Mail sollte ungeschützt durchs Internet gehen. Personalunterlagen, Verträge, Gesundheitsdaten oder Finanzinformationen erfordern angemessene technische Schutzmaßnahmen nach DSGVO. Auch Auftraggeber fragen solche Maßnahmen zunehmend aktiv ab.
Wir setzen dafür bewusst auf S/MIME. Nach unserer Marktwahrnehmung etabliert sich S/MIME im geschäftlichen Umfeld immer stärker als Standard. Es ist in allen gängigen Mailprogrammen integriert, nutzt Zertifikate anerkannter Aussteller und prüft die Echtheit einer Nachricht automatisch.
S/MIME bestätigt, dass die E-Mail tatsächlich vom angegebenen Absender stammt und unterwegs nicht verändert wurde. Gerade beim Rechnungsversand ist das wichtig: Gefälschte Rechnungsmails mit manipulierten Bankverbindungen gehören zu den teuersten Betrugsmaschen.
Wenn beide Kommunikationspartner S/MIME nutzen und die benötigten Zertifikate bekannt sind, kann der Inhalt der E-Mail verschlüsselt übertragen werden – nicht nur signiert, sondern auch vor Mitlesen geschützt.
Der praktische Vorteil der Plattformlösung: Ver- und Entschlüsselung erfolgen zentral statt am einzelnen Arbeitsplatz. Ihre Mitarbeitenden müssen keine Zertifikate installieren, keine Schlüssel verwalten und ihre Arbeitsweise nicht ändern. Wir beschaffen wahlweise die Zertifikate oder binden vorhandene ein – einschließlich automatischer Erneuerung, die in der Praxis oft vergessen wird.
Archivierung ist keine Kür
Geschäftliche E-Mails müssen vollständig, unveränderbar und über die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen hinweg aufbewahrt werden. Die GoBD verlangen eine revisionssichere Ablage steuerlich relevanter Korrespondenz.
Durch die verpflichtende E-Rechnung hat das Thema weiter an Bedeutung gewonnen. Rechnungen werden heute häufig als strukturierte Datei per E-Mail übermittelt – und müssen genau in dieser Form aufbewahrt und auffindbar bleiben.
REDDOXX – wenn Archivierung mehr sein muss als Pflichterfüllung
REDDOXX ist für uns keine einfache Archivierungsfunktion nebenbei, sondern eine erwachsene Profi-Lösung für Unternehmen, in denen E-Mail ein zentrales Arbeitsmittel ist. Das gilt besonders bei hohem Mailaufkommen, langen Vorgangslaufzeiten und großen Datenbeständen – etwa in Ingenieur- und Planungsbüros, Hausverwaltungen, Kanzleien, technischen Handelsunternehmen und Verbänden.
Wenn Projekte über Jahre laufen und die entscheidende Absprache in einer E-Mail vom vorletzten Sommer steht, muss ein Archiv mehr leisten als bloß aufbewahren. Genau hier spielt REDDOXX seine Stärke aus: Die sehr schnelle Volltextsuche findet E-Mails und Anhänge auch in großen Datenmengen innerhalb kürzester Zeit. Dabei werden nicht nur Nachrichten, sondern auch Texte aus vielen Dateiformaten indiziert.
Praktisch im Alltag ist außerdem die direkte Vorschau: Gefundene Nachrichten und Dateianhänge lassen sich schnell prüfen, öffnen und weiterverwenden, ohne lange in Postfächern oder Ordnerstrukturen suchen zu müssen. Zusätzlich bleibt die Datensouveränität klar geregelt: REDDOXX läuft wahlweise als virtuelle Appliance im eigenen Haus oder in einer in Deutschland gehosteten und betreuten Cloud.
Welche Lösung passt zu Ihnen?
Hornetsecurity
Sie arbeiten mit Microsoft 365 und möchten Schutz, Awareness, Backup und Archivierung aus einer schlanken Gesamtlösung? Dann ist Hornetsecurity meist der richtige Weg.
REDDOXX
E-Mail ist Ihr zentrales Arbeitsmittel, das Aufkommen ist hoch und Vorgänge laufen über Jahre? Dann ist REDDOXX die professionelle Archivlösung mit sehr schneller Suche, Vorschau und direktem Zugriff auf Anhänge.
Sie haben besondere Anforderungen an den Speicherort Ihrer Daten? Auch dann ist REDDOXX naheliegend.